A więc… jaki jest plan?
15 lipca 2015 Praca 4 komentarze

A więc… jaki jest plan?

Polacy planują. Inne nacje również, ale z moich doświadczeń wynika, że my robimy to z prawdziwą, niekłamaną namiętnością.

Każda podróż musi mieć swój szczegółowy rozkład jazdy, a każdy korpo-projekt, z góry określone odcinki. Uważnie opomiarowane, przewidziane i na bieżąco kontrolowane. No bo przecież wiadomo, że regularne sprawdzanie postępów, kluczem do sukcesu jest.

Nie mam nic przeciwko planowaniu i miarom. Wręcz przeciwnie. Jak biegnę, lubię wiedzieć jak mi idzie, ile jeszcze zostało do mety i gdzie podziewają się towarzysze podróży.

W pracy projektowej zazwyczaj nie chcę jednak wiedzieć wszystkiego (bo to przecież głupi/chaotyczny cel). Najważniejsze informacje, których potrzebuję, żeby stwierdzić jak mi idzie (lub jak idzie zespołowi, na którego czele stoję), kręcą się wokoło (średnio) pięciu wskaźników. Dwa to zbyt mało, a 25 metryk sprawia, że nijak nie można tego dobrze i syntetycznie przedstawić ludziom. Tak, żeby wnioski były mądre i ważne, a forma podawcza inna niż standardowa tabela przestawna z mnóstwem danych bez znaczenia.

Dziś będzie o czymś, co moim zdaniem może zabić każdy, nawet najlepszy projekt. To jest rzecz o planowaniu właśnie.

W korpo świecie mamy trochę fioła na punkcie metod planowania. Nawet jeśli Project Managerem nie jesteś, raz na jakiś czas i tak jakieś zadanie projektowe Cię dopadnie. A skoro projektowe, to trzeba je jakoś adekwatnie ogarnąć. I tu właśnie wjeżdżają metodologie maści wszelakiej. Słyszysz wszędzie, że dobry plan to podstawa, że trzeba majlstołnsy właściwie określić, a potem pilnować ich realizacji sumiennie i na czas. Im większy projekt, tym więcej planowania i zaangażowanych w niego osób. Takich, które z czasem zaczynają się w tym wszystkim gubić. Tracą kontakt z rzeczywistością i kompletnie przestają rozumieć, po co robią to, co zostało im zadane. Nie dlatego, że nie starcza im mądrości w głowie. Dlatego, że takie kolosy często, po chwili, zaczynają się w niektórych miejscach rozłazić i w zasadzie już nikt nie wie, o co w tym wszystkim miało chodzić.


To trochę jak z tym ogromnym placem budowy. Zapytasz kierownika, nad czym pracuje – a ten powie Ci z dumą, że tworzy największą i najpiękniejszą budowlę świata. Za chwilę jednak cała załoga, spytana o to samo, zgodnie krzyknie, że po prostu układają cegły. Osiem godzin dziennie. I, że ciężko jest. I w kręgosłupie łupie.


Co więc robimy nie tak?

Naszym największym wrogiem w tej przestrzeni jest bezkrytyczność. Wrodzony szacunek do nauki i treści podanych nakazuje nam uznawać wszystko to, czego uczą nas w szkole (również tej korpo). Zatem, jak zaliczasz jakiś mądry, projektowy certyfikat, bierzesz dyplom i zaczynasz wprowadzać go w życie. Bo się przecież nauczyłeś. Pamiętasz o sekwencjach, o tym, że wszystko ma dziać się po kolei, a Ty odniesiesz sukces, jeśli tylko dobrze wykonasz zaplan(!)owane zadanie. I to często nawet się sprawdza. Po co więc się czepiać?

A no po to, że w moim przekonaniu można to zrobić sprytniej, mądrzej i w trochę lepszym stylu.

A więc jak?

Ostatnio ktoś zapytał mnie o to, jakie są moim zdaniem najważniejsze zasady zarządzania projektami. Odpowiedziałam krótko. Chodzi o dwie rzeczy.

  1. Zacznij od końca. Czy pracujesz nad prezentacją na jutro, czy nad największym projektem świata – zaczynając, zawsze pamiętaj o… końcu. O tym, dokąd chcesz dojść i po co Ci w ogóle ta droga. Taki widnokrąg pomaga utrzymać i właściwy azymut, i odpowiednią motywację do pokonywania napotkanych przeszkód. Jeśli do swojego projektu angażujesz inne osoby, regularnie sprawdzaj, czy u nich też wciąż dobrze, z tym widnokręgiem. Przy dużych projektach, mamy tendencję do dzielenia zadań na mniejsze i po chwili okazuje się, że wychowaliśmy stado ustawiaczy cegieł. Trudno dbać o zaangażowanie,  entuzjazm i radochę z pracy, wobec tak postrzeganego zadania.
  2. (ale) Myśl kategorią początku. Często zbyt mocno się zmóżdżamy nad tym, na kiedy coś tam ma być zrobione. Ustawiamy dedlajny, a potem je przestawiamy, bo wciąż coś jest niegotowe, niewystarczające.  Zamiast więc nadmiernie koncentrować się na datach końca, zużyj choć część tej energii na tym, aby zacząć na czas. Najlepiej już. Widziałam zbyt wiele świetnych inicjatyw, które przez lata nie wychodziły z nory planowania. A potem umarły. Ludzie nigdy nie wzięli się do roboty, bo utykali w gąszczu wciąż niedoskonałych planów. Zamiast więc myśleć o tym „na kiedy”, zacznij rozkminiać również „od kiedy”. To nieprawda, że dobre planowanie jest kluczem do sukcesu. Na pewno jest ważne – zgoda, ale podczas każdej dalekiej podróży zmienia się pogoda. Nie wszystko da się zaplanować. Kłamią Ci, którzy mówią inaczej.

Mówi się, że to trójka jest królową komunikacji. U mnie dziś chodzi o dwie rzeczy. Tylko dwie, a ważą ze trzy tony.

Ot, mamy więc i trójkę jakąś…

4 komentarze
Poprzedni Klęska człowieka-tabelki Następny Niech twój pracownik bedzie z Ciebie (...)

Nie wiem czy dobrze odczytuję Twoje myśli, ale polecasz realizować projekty, tak jak generałowie planują kampanię wojenną? Wiemy jaki jest cel, ale nie do końca wiemy, jak go zrealizujemy. Tzn. mamy procedury i plan, ale pamiętamy o mgle wojny (fog of war), która ukrywa przed nami część widnokręgu. W związku z tym tworzymy samoregulujący się system, który będzie w stanie zareagować, jeśli np. ktoś na chwilę przed wysadzeniem mostu wytnie krzaki, w których mieliśmy się schować (pozdro Paweł Tkaczyk!) 😉 Popłynąłem?

paulinabasta.com

No! Trochę… Ja aż tak daleko nie poszłam 😉
Moja myśl jest dużo prostsza: zamiast planować w nieskończoność, po prostu rusz z miejsca. Po drodze krajobraz zmieni się sto razy (tu wjeżdżają twoje wycięte krzaki), a Ty i tak elastycznie będziesz się musiał do niego dostosować.
Takie myślenie wcale nie wyklucza porządnie odrobionych lekcji. Zanim ruszysz, dobry plan musisz mieć – wiadomo. Chodzi tylko o to, żeby nadmiernie się na nim nie koncentrować. To na celu trzeba, nie na perfekcyjnie przygotowanym project chart’ie.
Dopłynęłam?

Chyba tak 😉

paulinabasta.com

Następnym razem postaram się na bez ‚chyba’ 😉